Politique
de confidentialité pour les
clients
Protection des renseignements personnels des
clients
Freeman Decorating Ltd., AVW-TELAV, Party Time Rentals, Kerry Technical
et ses sociétés affiliées (« désignées
collectivement Freeman ») considère la protection des renseignements
personnels de ses clients comme faisant partie intégrante de ses
activités. Freeman a depuis longtemps mis en place des mesures
visant à protéger la confidentialité des renseignements
sensibles, tels que les renseignements personnels qu’elle reçoit
relativement à ses clients.
Contexte
Le gouvernement fédéral a passé une loi relative
à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation
de renseignements sur toute personne identifiable. Cette loi s’intitule
la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents
électroniques (LPRPDE) et s’applique aux activités
commerciales se déroulant partout au Canada où il y a collecte,
utilisation ou divulgation de renseignements personnels, à l’exception
des provinces où une loi en grande partie similaire est en vigueur.
Dans ces provinces, la loi provinciale s’applique.
Étendue de cette politique
Cette politique établit dix principes qui seront observés
par Freeman en ce qui trait à la collecte, à l’utilisation
et à la divulgation de renseignements personnels de clients. Dans
le cas où des renseignements personnels sont rendus anonymes par
la suppression de détails permettant l’identification de
la personne par l’utilisateur ou le destinataire de ces renseignements,
l’emploi de ces renseignements n’est pas régit par
cette politique. Cependant, ces renseignements seront tout de même
traités avec les précautions qui s’imposent.
La clientèle de Freeman est telle que l’entreprise recueille
très rarement des renseignements personnels sur les clients. Freeman
recueille des renseignements commerciaux auprès de ses clients
afin de pouvoir offrir les services d’exposition pour lesquels elle
s’est engagée par contrat. Il est très rare que des
renseignements permettant d’identifier une personne seront recueillis.
Si des renseignements personnels sont recueillis, Freeman aura obtenu
le consentement de la personne concernée au moment de la collecte,
de la divulgation ou de l’utilisation de ces renseignements.
Principes de protection des renseignements personnels
1er principe – Responsabilité
Freeman est responsable de la conservation et de la protection des renseignements
personnels qui sont en sa possession et a nommé un responsable
de la protection de la vie privée (« Responsable de la protection
de la vie privée ») qui doit veiller au respect des principes
décrits dans cette politique.
Pour joindre le Responsable de la protection de la vie privée
:
Responsable de la protection de la vie privée – Webmestre
canadien
1421 W. Mockingbird Lane
Dallas, TX 75247 USA
Jan.Headrick@freemanco.com
Conformément à ce principe, Freeman est responsable non
seulement des renseignements personnels dont elle a la garde ou la possession,
mais elle est également responsable des renseignements personnels
qui sont transférés par Freeman vers un tiers pour être
traités. Freeman a des ententes contractuelles avec ces tiers leur
imposant d’offrir un niveau de protection adéquat aux renseignements
personnels pendant leur traitement.
Freeman a établi et mis en place :
(a)
des procédures visant à protéger
les renseignements personnels;
(b) des procédures visant à recevoir et répondre
aux plaintes et aux demandes;
(c) des programmes de formation et d’information du personnel
visant à expliquer cette politique ainsi que les pratiques et
procédures de protection des renseignements personnels qui s’y
rattachent;
(d) des pratiques visant à s’assurer que les clients et
les autres personnes qui entrent en contact avec Freeman ont accès
à cette politique et à tout autre matériel disponible
expliquant les politiques et procédures de Freeman.
Sur
demande, Freeman dévoilera le nom du Responsable
de la protection de la vie privée en fonction.
2e principe – Détermination
des fins de la collecte des renseignements personnels
Freeman indiquera les fins pour lesquelles des renseignements personnels
sont recueillis pendant ou avant la collecte de tels renseignements.
Dans des cas particuliers, Freeman peut recueillir des renseignements
personnels à l’une ou plusieurs des fins suivantes :
(a)
Fournir des services d’exposition, d’audiovisuel
ou des services connexes;
(b) Conserver du matériel relatif à toute activité
menée par Freeman, afin de décider d’accepter ou
non un client ou encore pour tenir un registre des achats, des ventes
ou d’autres transactions;
(c) Se conformer aux exigences légales et réglementaires.
Lors
de l’ouverture d’un compte pour un
nouveau client, Freeman s’assurera que les fins de la collecte,
de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
seront mentionnées et indiquées sur les documents pertinents.
Par la suite, Freeman recueillera seulement les renseignements personnels
qui sont nécessaires aux fins qui ont été mentionnées
au client.
Dans certaines circonstances, il peut arriver que Freeman désire
utiliser ou divulguer des renseignements personnels à de nouvelles
fins. Freeman s’assurera que les renseignements personnels ne sont
pas utilisés ou divulgués à cette nouvelle fin à
moins que la personne concernée ne soit informée de cette
nouvelle fin et qu'elle ait donné son accord.
Freeman avise les personnes des fins pour lesquelles des renseignements
personnels sont recueillis, utilisés ou divulgués par téléphone,
en personne, par écrit, par courriel ou par tout autre moyen de
communication permettant de joindre la personne concernée.
Freeman n’utilise pas de témoins (never heard this term before)
sur ses sites (à l’exception de FreemanOnline) pouvant être
en lien avec d’autres sites Web utilisant des témoins. Vous
devez consulter les conditions d’utilisation de ces autres sites
afin de connaître les détails entourant leur utilisation
de témoins.
3e principe – Consentement
La compréhension et le consentement du client sont requis pour
la collecte, l’utilisation ou la divulgation des renseignements
personnels par Freeman, sauf lorsque la situation ne le permet pas (ex.
: en cas d’urgence).
Sauf dans
les cas exceptionnels suivants, ou selon les modalités
prescrites par la loi, Freeman fera un effort raisonnable afin de s’assurer
que la personne est avisée à l’avance des raisons
pour lesquelles ses renseignements personnels seront recueillis, utilisés
ou divulgués :
• Renseignements recueillis dans la passé : Dans le cas
des renseignements personnels recueillis avant l’entrée
en vigueur de cette politique, Freeman s’assurera que les renseignements
personnels de toute personne sont utilisés et divulgués
aux fins décrites dans le deuxième principe de cette
politique;
• Retrait du consentement : Une personne peut retirer son consentement
à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation
de ses renseignements personnels en tout temps, sous réserve
de restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis
raisonnable. Freeman informera la personne des conséquences d’un
tel retrait de consentement, qui limitera généralement
la capacité de Freeman à offrir à la personne
les produits et services dont elle fera la demande.
• Divulgation pour cause de transferts commerciaux : Freeman peut
être impliquée dans la vente, le transfert ou la réorganisation
de certaines ou de l’ensemble de ses entreprises. Il se peut que,
lors de cette vente, de ce transfert ou de cette réorganisation,
Freeman ait à dévoiler certains renseignements personnels
à l’acquéreur. Cependant, Freeman s’assurera
que l’acquéreur s’engage à respecter la confidentialité
de ces renseignements conformément à cette politique ainsi
qu’aux lois provinciales et fédérales pertinentes.
• Impartition : Freeman peut transférer des renseignements
personnels à un tiers pour le traitement d’une demande.
À cet égard, Freeman utilisera une entente contractuelle
ou tout autre moyen visant à assurer un niveau de protection
comparable au niveau habituel pendant le traitement des renseignements
personnels par un tiers.
Afin que
le consentement de la personne soit significatif, Freeman exposera
les fins de telle
manière que la personne pourra raisonnablement
comprendre la manière dont les renseignements personnels seront
utilisés ou divulgués.
Freeman n’exigera pas d’une personne, comme condition pour
la fourniture de produits ou de services, à ce qu’elle consente
à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation
de renseignements personnels à moins que ce ne soit aux fins explicitement
mentionnées par Freeman et que ces fins soient légitimes.
Lors de l'ouverture d'un nouveau compte pour une personne, Freeman demandera
un consentement explicite signé par la personne pour la collecte,
l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels relatifs
à cette personne. [Dans le cas d’un compte d’entreprise,
Freeman exigera de l’entreprise qu’elle prouve et garantisse
qu’elle a obtenu le consentement de toutes les personnes concernées,
selon le cas, pour que leurs renseignements personnels soient divulgués
à Freeman et utilisés par cette dernière, aux fins
spécifiées.]
Freeman ne cherchera jamais à obtenir un consentement par tromperie.
Selon les circonstances, Freeman peut obtenir le consentement par l’une
ou l’autre des méthodes suivantes :
(a) Par
l’entremise d’un
formulaire demandant le consentement de la personne, recueillant
des renseignements et informant la personne
de l'utilisation qui sera faite de ces renseignements;
(b) Par l’entremise d’une case à cocher demandant
que les nom et adresse de la personne ne soient pas transmis à
d’autres organisations;
(c) Verbalement, en personne ou au téléphone;
(d) Au moment de l’utilisation d’un produit ou d’un
service par la personne;
(e) Par consentement présumé, à moins que la personne
n’informe expressément Freeman du contraire.
4e principe – Limitation
de la collecte de renseignements personnels
Freeman limitera la collecte de renseignements personnels aux
motifs et fins mentionnés. Freeman recueillera les renseignements personnels
par des moyens honnêtes et légaux.
Bien que Freeman recueille les renseignements personnels principalement
par l'entremise des personnes concernées et avec le consentement
de ces personnes, il se peut également arriver que Freeman recueille
des renseignements provenant de sources externes nommées par les
personnes à cette fin. Si des renseignements personnels sont recueillis
auprès d'un tiers, Freeman prendra son identité en note
à moins qu’il n’y ait un motif légal pour ne
pas le faire.
5e principe – Limitation de l’utilisation,
de la divulgation et de la conservation de renseignements personnels
Freeman n’utilisera et ne divulguera pas de renseignements personnels
à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été
recueillis, sauf dans le cas où le consentement de la personne
a été obtenu ou lorsque la loi l’exige. Freeman ne
conservera les renseignements personnels que pour la durée pour
laquelle ils sont nécessaires aux fins dont il est question.
Freeman conserve généralement les renseignements personnels
pour une durée de trois à sept ans après la fermeture
d’un compte, ce qui est nécessaire aux fins énoncées
ainsi qu’aux fins juridiques et d’affaires.
Freeman détruira, ou rendra anonymes, tous les renseignements personnels
qui ne sont plus nécessaires ni aux fins énoncées
ni aux fins juridiques ou d’affaires.
6e principe – Exactitude
des renseignements personnels
Freeman conservera les renseignements personnels les plus exacts,
complets et à jour que possible aux fins pour lesquelles ils doivent
être utilisés.
Freeman
se fiera généralement aux personnes concernées
afin que celles-ci fournissent des renseignements à jour, tels
que des changements d’adresse, de numéros de téléphone
ou d’autres coordonnées.
Si une personne
réussit à prouver à Freeman que
les renseignements personnels à son dossier sont inexacts, incomplets,
périmés ou non pertinents, Freeman révisera ces renseignements
personnels. Si nécessaire, Freeman divulguera les renseignements
personnels révisés aux tiers à qui des renseignements
inexacts ont été fournis afin de leur permettre à leur
tour de corriger leurs registres.
7e principe – Protection
des renseignements personnels
Freeman protégera les renseignements personnels à l’aide
de mesures de sécurité qui sont appropriées au niveau
de sensibilité des renseignements personnels reçus.
Des mesures sont utilisées afin de protéger les renseignements
personnels contre la perte ou le vol, l’accès non autorisé,
la divulgation, la copie, l’utilisation, la modification ou la suppression.
Freeman protégera les renseignements personnels peu importe le
format dans lequel ils sont conservés.
La nature des mesures de Freeman varie selon le niveau de sensibilité
des renseignements personnels qui sont recueillis, leur quantité,
leur distribution, le format dans lequel ils sont conservés et
la méthode de conservation des données. Les renseignements
personnels dont le niveau de sensibilité est élevé
bénéficieront d’un niveau plus élevé de
protection.
Actuellement, Freeman utilise des mesures physiques telles que des locaux
fermés à clé et des classeurs fermés à
clé (pour les renseignements sensibles). L’accès aux
renseignements sur support informatique est protégé au
moyen de mots de passe.
Freeman informera ses employés de ses procédures et pratiques
en matière de protection des renseignements personnels et insistera
sur l’importance de s’y conformer. Le respect des politiques
et procédures en matière de sécurité des renseignements
personnels fait partie des conditions d’emploi de Freeman.
Lorsque Freeman divulgue des renseignements personnels à des tiers,
elle exige de ces tiers qu’ils protègent tous les renseignements
personnels en utilisant des mesures correspondantes à celles de
Freeman et qui respectent ces principes.
Freeman apportera un soin particulier à la suppression et à
la destruction des renseignements personnels afin d’empêcher
des tiers non autorisés d’avoir accès à ces
renseignements.
8e principe – Transparence des politiques et
pratiques
Freeman rendra facilement accessibles à toute personne concernée
certains renseignements spécifiques à propos de ses politiques
et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
Les personnes dont les renseignements personnels sont en possession de
Freeman seront en mesure d’obtenir sans peine des renseignements
sur les pratiques et politiques de confidentialité de Freeman.
Ces renseignements seront accessibles dans un format le plus compréhensible
possible.
Les renseignements fournis par Freeman sont entre autres :
(a) Les
coordonnées du Responsable de la protection de la vie
privée;
(b) Les moyens d’accéder aux renseignements personnels
conservés par Freeman;
(c) Une description du type de renseignements personnels conservés
par Freeman, incluant un compte-rendu général de leur
utilisation;
(d) Une copie des brochures et autres documents expliquant les politiques,
normes ou codes de Freeman;
(e) Une description du type de renseignements personnels qui sont accessibles
aux filiales et aux sociétés affiliées de Freeman.
Freeman
utilisera également son site Web afin de rendre public
les renseignements entourant ses politiques et procédures en matière
de confidentialité.
9e principe – Accès aux renseignements
personnels
Sur demande écrite, Freeman (i) informera la personne de l’existence,
de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
la concernant et (ii) lui donnera accès à ces renseignements,
à l’exception des cas où la loi exige de Freeman,
ou lui permet, d’en refuser l’accès. Les personnes
sont autorisées à remettre en question l’exactitude
et le caractère complet de ces renseignements personnels et à
demander à ce que des modifications y soient apportées,
le cas échéant.
Lorsque Freeman remettra une liste des tiers à qui des renseignements
personnels à propos de la personne ont été divulgués,
Freeman tentera d’être le plus spécifique possible.
Dans les cas où il ne sera pas possible de fournir une liste des
organisations à qui Freeman a sans contredit divulgué des
renseignements personnels à propos de la personne, Freeman fournira
une liste d’organisations à qui des renseignements à
propos de la personne auraient pu être divulgués.
Freeman peut demander à la personne de fournir des renseignements
suffisants afin de permettre à Freeman de remettre un compte-rendu
de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements
personnels. Les renseignements fournis par la personne en réponse
à la demande de Freeman ne seront utilisés qu’à cette
fin.
Freeman répondra à la demande d’une personne dans
un délai raisonnable. La réponse de Freeman peut être
aux frais de la personne si celle-ci reçoit un estimé des
frais à l'avance, et il se peut que la personne ait à payer
un dépôt représentant la somme totale ou partielle
de ces frais.
Dans les cas où Freeman est autorisée à refuser l’accès
à des renseignements personnels, et que ces renseignements sont
séparables d’autres renseignements pour lesquels l'accès
est demandé, Freeman permettra l’accès à une
copie modifiée des renseignements personnels ne comprenant pas
les renseignements pour lesquels l’accès est refusé.
Si Freeman est convaincue sur des motifs valables que la personne a su
prouver que les renseignements personnels sont inexacts ou incomplets,
Freeman corrigera les renseignements en question. Freeman fera parvenir
les renseignements personnels corrigés aux tiers ayant accès
aux dits renseignements.
Lorsque Freeman est en désaccord avec la correction demandée,
Freeman annotera les renseignements personnels avec la correction qui
a été demandée mais qui n’a pas été faite.
10e principe – Possibilité de porter plainte
à l’égard du non-respect des principes
Une personne est en mesure de remettre en question auprès du
Responsable de la protection de la vie privée le respect des principes
mentionnés ci-dessus.
Freeman établira des procédures visant à recevoir
des plaintes ou des demandes et à y répondre en ce qui a
trait aux pratiques et politiques de Freeman en matière de manipulation
des renseignements personnels. La procédure de plainte sera facile
d’accès et simple à utiliser.
Freeman informera les personnes qui font des demandes ou qui formulent
des plaintes de l’existence et de l'utilisation des procédures
de plaintes pertinentes.
Freeman examinera toutes les plaintes. Si Freeman juge qu’une plainte
est justifiée, Freeman prendra les mesures qui s’imposent,
pouvant aller jusqu’à la modification de ses pratiques et
politiques.
Last Updated Oct 7, 2004
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